Memahami Pengadaan Barang dan Jasa untuk Desa

Sebuah desa merupakan kumpulan dari beberapa unit pemukiman kecil. Desa merupakan kesatuan masyarakat hukum yang memiliki batas wilayah yang berwenang untuk mengatur dan mengurus urusan pemerintahan, kepentingan masyarakat setempat berdasarkan prakarsa masyarakat, hak asal usul, dan/atau hak tradisional yang diakui dan dihormati dalam sistem pemerintahan Negara Kesatuan Republik Indonesia, sebagaimana definisi yang tercantum dalam UU Nomor 6 Tahun 2014 tentang Desa.

Undang-undang yang mengatur mengenai desa tersebut, menjabarkan beberapa hal, diantaranya definisi, kewenangan, hak dan kewajiban, penyelenggaraan desa, hingga keuangan desa. Terkait dengan keuangan desa, dalam hal ini dana desa, Permendes No 5 Tahun 2015 menyebutkan mengenai definisi dana desa, Dana Desa adalah dana yang bersumber dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara yang diperuntukkan bagi Desa yang ditransfer melalui Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah kabupaten/kota dan digunakan untuk mendanai penyelenggaraan pemerintahan, pelaksanaan pembangunan, pembinaan kemasyarakatan, dan pemberdayaan masyarakat, atau jika disederhanakan, dana desa merupakan seluruh dana yang dikelola dan dikeluarkan melalui APBDes. Sumber pendapatan dana desa, sebagaimana dijelaskan dalam UU Nomor 6 Tahun 2014 mengenai Desa berasal dari:

1.      Pendapatan asli Desa terdiri atas hasil usaha, hasil aset, swadaya dan partisipasi, gotong royong, dan lain-lain pendapatan asli Desa;

2.      Alokasi Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara;

3.      Bagian dari hasil pajak daerah dan retribusi daerah Kabupaten/Kota;

4.      Alokasi dana Desa yang merupakan bagian dari dana perimbangan yang diterima Kabupaten/Kota;

5.      Bantuan keuangan dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah Provinsi dan Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah Kabupaten/Kota;

6.      Hibah dan sumbangan yang tidak mengikat dari pihak ketiga; dan

7.      Lain-lain pendapatan Desa yang sah.

Fungsi sumber-sumber dana desa tersebut diantaranya dipergunakan untuk mendukung kewenangan yang dimiliki oleh desa, yaitu kewenangan yang ditugaskan oleh Pemerintah, Pemerintah Daerah Provinsi, atau Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota. Kewenangan tersebut meliputi penyelenggaraan Pemerintahan Desa, pelaksanaan Pembangunan Desa, pembinaan kemasyarakatan Desa, dan pemberdayaan masyarakat Desa.

Pemerintah mendukung kewenangan desa dengan mengalokasikan sejumlah dana yang akan dikelola sekitar kurang lebih 79.000 desa (BPS, 2012). Dana yang dialokasikan untuk desa-desa tersebut, pada tahun 2015 mencapai Rp664.121,9 milyar (RAPBNP 2015). Dengan angka yang jumlahnya tidak sedikit, dibutuhkan aturan-aturan agar dana desa dapat dimanfaatkan secara ekonomis, efektif, dan efisien. Salah satunya peraturan mengenai pengadaan barang dan jasa yang diatur melalui Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) Nomor 13 Tahun 2013 mengenai Pedoman Tata Cara Pengadaan Barang/Jasa di Desa.

Pemerintah mengeluarkan aturan tersendiri mengenai pengadaan Barang dan Jasa untuk desa, padahal sudah ada Perpres Nomor 54 tahun 2010 mengenai Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah. Apakah itu berarti Perpres Nomor 54 tahun 2010 tidak berlaku untuk desa? Ya, Perpres 54 tahun 2010 tidak berlaku untuk desa karena Dana Desa tidak termasuk dalam ruang lingkup Perpres No 54 Tahun 2010. Sebagaimana dinyatakan dalam pasal 2 Perka LKPP No 13 Tahun 2013: “Pengadaan Barang/Jasa di Desa yang pembiayaannya bersumber dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Desa, tidak termasuk dalam ruang lingkup pasal 2 Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 sebagaimana diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012 tentang Perubahan Kedua atas Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah”.

Ada beberapa poin penting dalam pengadaan barang dan jasa desa, sebagai berikut:

1.      Prinsip dan Etika

Meskipun Perpres 54 Tahun 2010 tidak berlaku untuk Pengadaan Barang/Jasa Desa, masih ada beberapa aturan yang mirip ataupun sama antara Perka LKPP No 13 Tahun 2013 dengan Perpres No 54 Tahun 2010, diantaranya prinsip dan etika pengadaan barang dan jasa, Sedangkan etika yang harus dipatuhi oleh para pihak yang terlibat dalam pengadaan barang dan jasa desa yaitu bertanggung jawab, mencegah kebocoran dan pemborosan keuangan desa, dan patuh terhadap ketentuan peraturan perundang-undangan

·  Pelaksanaan PBJ

Penetapan pelaksanaan pengadaan Barang dan Jasa Desa prinsipnya dilaksanakan secara swakelola oleh masyarakat, namun tidak serta merta dilaksanakan secara swakelola, ada beberapa syarat yang harus dipenuhi oleh desa, yaitu:

1.      Memaksimalkan penggunaaan material/bahan dari wilayah setempat.

2.      Dilaksanakan secara gotong royong dengan melibatkan partisipasi masyarakat setempat

3.      Untuk memperluas kesempatan kerja

4.      Untuk pemberdayaan masyarakat setempat

Untuk pekerjaan yang tidak mampu ditangani secara swakelola oleh desa maupun membutuhkan barang/jasa untuk mendukung swakelola yang dilaksanakan masyarakat, misalnya pembelian material pada swakelola pembangunan jembatan desa atau sewa peralatan untuk swakelola pembangunan balai desa, PBJ dapat dilaksanakan desa melalui penyedia barang/jasa.

·         Pejabat Pengadaan

Dalam Perpres 54 Tahun 2010 tugas pengadaan barang/jasa dilaksanakan oleh ULP/pejabat pengadaan, sedangkan dalam PBJ desa, tugas pengelolaan pengadaan PBJ desa dilaksanakan oleh Tim Pengelola Kegiatan (TPK), baik pengadaan secara swakelola maupun melalu penyedia barang/jasa. Tugas TPK dalam melaksanakan pengadaan barang dan jasa desa meliputi kegiatan persiapan, pelaksanaan, pengawasan, penyerahan, pelaporan dan pertanggungjawaban hasil pekerjaan. Tugas TPK secara spesifik sebagai berikut:

1.      Menyusun Rencana Anggaran Biaya (RAB)

2.      Menyusun spesifikasi teknis barang/jasa apabila diperlukan

3.      Melaksanakan pembelian / pengadaan

4.      Memeriksa penawaran

5.      Melakukan negosiasi (tawar menawar)

6.      Menandatangani surat perjanjian (ketua TPK)

7.      Melakukan perubahan ruang lingkup pekerjaan

8.      Melaporkan kemajuan pelaksanaan pengadaan kepada kepala desa

9.      Menyerahkan hasil pekerjaan setelah selesai 100% kepada kepala desa

·         Pengadaan menggunakan penyedia barang/jasa

Untuk pekerjaan yang tidak dapat dilaksanakan secara swakelola karena desa tidak mampu, merupakan barang/jasa untuk mendukung swakelola ataupun pekerjaan konstruksi yang membutuhkan tenaga ahli dan/atau peralatan berat, TPK dapat melaksanakan pengadaan melalui penyedia barang/jasa dengan ketentuan sebagai berikut:

1.      Pengadaan barang/jasa dengan nilai sampai dengan Rp50.000.000,00.

TPK membeli barang/jasa kepada satu penyedia barang/jasa tanpa permintaan penawaran tertulis dari TPK maupun dari penyedia. TPK kemudian melakukan tawar menawar untuk mendapatkan harga yang lebih murah dan selanjutnya mendapatkan bukti transaksi untuk dan atas nama TPK

2.      Pengadaan barang/jasa dengan nilai diatas Rp50.000.000,00 sampai dengan Rp200.000.000,00.

TPK membeli barang/jasa kepada satu penyedia barang/jasa dengan cara meminta penawaran tertulis dari penyedia dilampiri dengan daftar barang/jasa (rincian barang/jasa atau ruang lingkup pekerjaan, volume, dan satuan). Penyedia menyampaikan penawaran tertulis yang berisi daftar barang/jasa dan harga. TPK kemudian melakukan tawar menawar untuk mendapatkan harga yang lebih murah dan selanjutnya mendapatkan bukti transaksi untuk dan atas nama TPK

3.      Pengadaan barang/jasa dengan nilai diatas Rp200.000.000,00.

TPK mengundang dan meminta dua penawaran tertulis dari dua penyedia yang berbeda dilampiri dengan daftar barang/jasa dan spesifikasi teknisnya. Penyedia menyampaikan penawaran tertulis berisi daftar barang/jasa dan harga. TPK kemudian menilai spesifikasi teknis dari kedua calon penyedia tersebut. Jika keduanya memenuhi spesifikasi teknis, maka proses akan diulang dari awal. Jika negosiasi berhasil, hasil tersebut dituangkan dalam surat perjanjian.

Jika dilihat secara umum, pengadaan barang/jasa desa relatif lebih sederhana bila dibandingkan dengan pengadaan barang/jasa menurut Perpres 54 Tahun 2010. Bahkan pengadaan barang/jasa di desa tidak harus tunduk secara saklek dan sama kepada peraturan LKPP diatas karena Perka LKPP hanyalah pedoman secara umum. Setiap daerah dapat membuat dan menetapkan aturan tersendiri sesuai dengan kondisi sosial budaya setempat asalkan masih memenuhi prinsip serta etika pengadaan.

http://tatakelola.co/good-governance/memahami-pengadaan-barang-dan-jasa-untuk-desa/

"Tugas Pokok dan Tanggung Jawab TPK"

“Tim Pengelola Kegiatan yang selanjutnya disingkat TPK adalah tim yang ditetapkan oleh Kepala Desa dengan Surat Keputusan, terdiri dari unsur Pemerintah Desa (Kepala Seksi/Kepala Urusan) dan unsur lembaga kemasyarakatan desa untuk melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa”. (Pengertian umum di Perka LKPP Nomor 22 Tahun 2015 Tentang Perubahan Atas Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 13 Tahun 2013 tentang Pedoman Tata Cara Pengadaan Barang/Jasa di Desa) sedangkan pengertian swakelola di aturan seperti aturan yang disebutkan diatas adalah kegiatan Pengadaan Barang/Jasa dimana pekerjaannya DIRENCANAKAN, DIKERJAKAN dan/atau DIAWASI sendiri oleh Tim Pengelola Kegiatan.

Berdasarkan peraturan diatas Tim Pengelola Kegiatan mempunyai tugas merencanakan, mengerjakan/melaksanakan dan mengawasi proses pekerjaan swakelola. Agar tidak terjadi tumpang tindih pekerjaan dan tumpang tindih kewenangan sebaiknya Tim Pengelola Kegiatan dibagi lagi menjadi 3 (tiga) Tim, yaitu:
1. Tim Perencana
2. Tim Pelaksana; dan
3. Tim Pengawas
Pembentukan tim-tim tersebut dapat ditetapkan langsung pada waktu pembentukan Tim Pengelola Kegiatan oleh Kepala Desa atau melalui rapat intern Tim Pengelola Kegiatan, yang kemudian dibuatkan Berita Acara’nya, sehingga masing-masing Tim mempunyai tugas pokok dan fungsinya serta tanggung jawabnya secara jelas sehingga tidak menyebabkan terjadinya tumpang tindih tugas pokok dan fungsi serta tanggung jawab masing-masing Tim, dan yang harus digaris bawahi Tim Perencana dan Tim Pengawas harus dari unsur Pemerintah Desa, sedangkan untuk Tim Pelaksana dapat dari unsur lembaga kemasyarakatan desa yang di tempatkan dalam Tim Pengelola Kegiatan. Ini sesuai dan berdasarkan Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 113 Tahun 2014 Tentang Pengelolaan Keuangan Desa Pasal 6 ayat (2). Sedangkan tugas dan tanggung jawab Ketua TPK akan dijelaskan tersendiri, dan Ketua TPK tidak boleh masuk dalam Tim yang telah dibentuk tersebut, dikarenakan tugas pokok dan tanggung jawab Ketua TPK menyeluruh, dari tahap perencanaan sampai dengan selesainya pekerjaan.

Tugas Pokok, Fungsi dan Tanggung Jawab Masing-Masing Tim
Disini akan dijelaskan beberapa tugas pokok, fungsi dan tanggung jawab dari masing-masing Tim, tentunya ini hanya sebagai gambaran, masing-masing Tim dapat menambahkan/mengurangi tugas pokok dan fungsinya berdasarkan pekerjaan yang akan dilaksanakan dan realita di lapangan.

1. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB TIM PERENCANA
a. Menyusun Kerangka Acuan Kerja (KAK) dimana dalam KAK ini diuraikan:
1) Maksud dan tujuan, sasaran, dan sumber pendanaan;
2) Jadwal/waktu pelaksanaan pekerjaan;
Tim Perencana harus betul-betul memperhitungkan dan mempertimbangkan waktu yang cukup waktu pelaksanaan pekerjaan seperti mulai dan berakhirnya pekerjaan termasuk jadwal pengadaan bahan/material, Jasa Lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga ahli perseorangan. Dan yang harus benar-benar diperhatikan Penyusunan jadwal rencana pengadaan dilaksanakan dengan dengan memperhatikan batas akhir tahun anggaran/batas akhir efektifnya anggaran.
3) Keperluan bahan/material atau Jasa Lainnya seperti peralatan/suku cadang dan/atau tenaga ahli perseorangan,
Ini harus dijelaskan secara rinci untuk honorariumnya, apakah honorariumnya dibayarkan secara bulanan, mingguan, atau harian (ini apabila Tim Perencana mengangkat tenaga ahli berupa konsultan atau orang yang dianggap ahli dalam perencanaan pekerjaan dimaksud) anggaran tenaga ahli ini dapat dimasukkan di APBDes, pada Bidang Pelaksanaan Pembangunan Desa, di uraian Belanja Barang Jasa nomor rekening 2.2.1.2 , Honor ……(contohnya Tenaga ahli/Konsultan)
Dalam hal diperlukan tenaga ahli perseorangan tertentu, dapat dilakukan kontrak/sewa tersendiri dimana proses pengadaannya dilaksanakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
4) Rincian biaya pekerjaan;
Rincian biaya pekerjaan ini dapat diartikan sebagai Rincian Anggaran Biaya (RAB) yang meliputi: rincian gaji tenaga ahli perseorangan, upah tenaga kerja dan honor Tim Swakelola, rincian pengadaan bahan/material, rincian biaya pengadaan atau biaya sewa (apabila menyewa peralatan seperi molen, dump truck dan lain sebagainya) dan pengeluaran-pengeluaran lainnya yang dibutuhkan.
5) Produk/Pekerjaan yang dihasilkan;
(nama pekerjaan seperti pembuatan sumur, jalan lingkungan dan lain sebagainya)
6) Gambar rencana kerja dan spesifikasi teknis (apabila diperlukan).
Gambar rencana kerja memuat lay-out atau denah pekerjaan yang akan dikerjakan serta Spesifikasi teknis harus disusun mengikuti pedoman/standar yang sesuai dengan yang diperlukan untuk pelaksanaan pekerjaan.

b. Tim Perencana mengumumkan pekerjaan Swakelola melalui website (apabila Desa sudah ada Website Desa), papan pengumuman resmi (di Kantor Desa) dan tempat-tempat strategis lainnya (kecuali di tempat Ibadah, sarana Pendidikan dan kesehatan).

2. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB TIM PELAKSANA
a. Melakukan kaji ulang terhadap Rencana Anggaran Biaya (RAB) dan pengukuran pada lokasi pekerjaan berdasarkan dan gambar rencana kerja;
b. Mengkaji ulang jadwal pelaksanaan kerja serta jadwal kebutuhan bahan/material, Jasa Lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga ahli perseorangan/badan usaha
c. mengajukan kebutuhan bahan, Jasa Lainnya, peralatan/suku cadang dan Tenaga Ahli perseorangan/badan usaha kepada TPK untuk diproses lebih lanjut
Pengadaan bahan, Jasa Lainnya, peralatan/suku cadang dan/ Tenaga Ahli perseorangan/badan usaha dilakukan oleh TPK
Pengiriman bahan dapat dilakukan secara bertahap atau keseluruhan, sesuai dengan kebutuhan, lokasi pekerjaan dan kapasitas penyimpanan.
d. Mendatangkan dan mengatur tenaga kerja/tenaga ahli perseorangan/badan usaha untuk melaksanakan kegiatan/pekerjaan sesuai dengan jadwal pelaksanaan
e. Menyusun laporan tentang penerimaan dan penggunaan bahan, Jasa Lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga ahli perseorangan/badan usaha
f. Menyusun laporan kemajuan pekerjaan (realisasi fisik dan keuangan)
g. Melaporkan kemajuan pelaksanaan pekerjaan dan penggunaan keuangan dilaporkan oleh Tim Pelaksana kepada TPK secara berkala
h. Mencatat pencapaian target fisik pekerjaan setiap hari
i. Penggunaan bahan/material, Jasa Lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga ahli perseorangan/badan usaha dicatat setiap hari dalam laporan harian
j. Membuat laporan mingguan berdasarkan laporan harian
k. Membuat laporan bulanan berdasarkan laporan mingguan
l. Mendokumentasikan pekerjaan meliputi dokumentasi administrasi dan dokumentasi foto pelaksanaan pekerjaan.
m. Setelah pelaksanaan pekerjaan Swakelola selesai 100% (sasaran akhir pekerjaan telah tercapai), Ketua Tim Pelaksana menyerahkan pekerjaan kepada TPK.

3. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB TIM PENGAWAS
a. Melakukan pengawasan/pemeriksaan terhadap dokumen-dokumen administrasi yaitu dokumentasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan
b. Melaksanakan pengawasan teknis terhadap hasil pelaksanaan pekerjaan, meliputi pengawasan terhadap:
1) bahan meliputi pengadaan, pemakaian dan sisa bahan
2) penggunaan peralatan/suku cadang ini bertujuan untuk menghindari pemborosan biaya sewa (apabila peralatan itu disewa)
3) penggunaan tenaga kerja/ahli agar pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan yang direncanakan
c. Melakukan pengawasan Keuangan terhadap cara pembayaran, serta efisiensi dan efektifitas penggunaan keuangan
d. Setelah melakukan Pengawasan, Tim Pengawas harus melakukan Evaluasi terhadap:
1) pengadaan dan penggunaan bahan
2) pengadaan dan penggunaan tenaga kerja/ahli
3) pengadaan dan penggunaan peralatan/suku cadang
4) realisasi keuangan dan biaya yang diperlukan
5) pelaksanaan fisik
6) hasil kerja setiap jenis pekerjaan

Sedangkan Tugas dan Tanggung Jawab Ketua TPK dalam proses pelaksanaan pekerjaan swakelola ini adalah:
1. Berdasarkan dari laporan Tim Pelaksana, Ketua TPK membuat laporan kemajuan realisasi fisik dan keuangan kepada Kepala Desa selaku Pemegang Kekuasaan Pengelolaan Keuangan Desa setiap bulan.
2. Atas Nama TPK, Ketua TPK mengadakan Kontrak dengan Pelaksana Swakelola (Kelompok Masyarakat) dan tenaga kerja/tenaga ahli perseorangan/badan usaha
3. Berdasarkan hasil evaluasi dari Tim Pengawas apabila ditemukan penyimpangan dalam proses pelaksanaan pekerjaan, Ketua TPK harus segera mengambil tindakan yang dianggap perlu

4. Setelah pelaksanaan pekerjaan Swakelola selesai 100% (sasaran akhir pekerjaan telah tercapai), Ketua TPK menyerahkan pekerjaan dan laporan pekerjaan selesai kepada Kepala Desa selaku Pemegang Kekuasaan Pengelolaan Keuangan Desa melalui Berita Acara Serah Terima Hasil Pekerjaan
5. Berdasarkan masukan dari Tim Pengawas, Ketua TPK memberikan masukan dan rekomendasi kepada Kepala Desa selaku Pemegang Kekuasaan Pengelolaan Keuangan Desa untuk meningkatkan pelaksanaan pekerjaan Swakelola selanjutnya
6. Tim Perencana, Tim Pelaksana dan Tim Pengawas di bawah Koordinasi dan kendali Ketua TPK, Ketua TPK bertanggung Jawab penuh terhadap proses pelaksanaan pekerjaan Swakelola dari tahap awal yaitu perencanaan sampai dengan selesainya pekerjaan.)

Demikian pembagian tugas pokok dan tanggung jawab Tim Pengelola Kegiatan (TPK) dalam pelaksanaan pekerjaan swakelola, tulisan di atas rangkuman dari beberapa sumber yang diolah kembali untuk menyesuaikan kondisi/realita di lapangan.